CAFM vs CMMS vs IWMS : quelle différence ?

Cherchez un logiciel de facility management et vous rencontrerez les trois acronymes en une dizaine de minutes. CAFM, CMMS, IWMS. Les éditeurs les emploient sans rigueur. Un seul des trois a une définition consignée par un analyste, et elle a plus de vingt ans.

La réponse courte : un CAFM gère le bâtiment — plans d’étage, espaces, qui est où, et en Europe le plus souvent la maintenance aussi. Une GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur — CMMS en anglais) gère les équipements qu’il abrite et le travail qui les maintient en marche. Un IWMS couvre les deux et ajoute les baux, les projets d’investissement et les coûts à l’échelle d’un portefeuille entier.

Chacun a été conçu pour répondre à une question différente. Décider laquelle est la vôtre, c’est déjà l’essentiel de la décision.

Qu’est-ce que le CAFM ?

Le Computer-Aided Facility Management est né de la CAO. Les premiers systèmes ont placé une base de données derrière un plan d’étage, pour qu’un dessin puisse être interrogé et pas seulement imprimé. Cette origine se voit encore : plans d’étage, surfaces, répartition des espaces entre services ou locataires, qui est assis où.

Le terme n’en est pas resté là. En Europe, CAFM est le mot générique pour le logiciel de facility management, et ce que les éditeurs vendent sous ce nom couvre la maintenance, un helpdesk, la conformité et les prestataires autant que les espaces. L’Amérique du Nord l’emploie dans un sens plus étroit, plus proche de ses racines de space planning. L’acronyme en dit souvent plus sur l’endroit où un éditeur a appris à vendre que sur ce que fait le produit.

La question à laquelle un CAFM répond est : qu’avons-nous, où est-ce, et qui l’utilise ? Si personne ne peut produire un plan d’étage exact, si un déménagement de service prend trois semaines de tableurs, c’est un problème de CAFM.

Qu’est-ce que la GMAO ?

La gestion de maintenance assistée par ordinateur — le CMMS des pages anglophones — est la plus ancienne des trois. Les premiers systèmes tournaient sur des ordinateurs centraux dans les années 1960, dans l’industrie : usines, réseaux d’eau et d’énergie, partout où l’arrêt d’une machine se paie à l’heure. Le métier n’a guère changé depuis. Tenir l’inventaire des équipements, y ouvrir des ordres de travail, planifier la maintenance préventive qui empêche la panne, suivre les pièces consommées, consigner ce qui a été fait.

La question à laquelle une GMAO répond est : l’équipement fonctionne-t-il, et quelles interventions a-t-il subies ? Si les pannes arrivent par surprise, si personne ne sait dire quand une chaudière a été révisée pour la dernière fois, c’est un problème de maintenance, et les produits GMAO comme les produits CAFM sont construits pour le résoudre.

Un quatrième acronyme figure sur les mêmes pages d’éditeurs : EAM, Enterprise Asset Management. C’est une GMAO étendue à toute la vie d’un actif — achat, coût, état, remplacement, mise au rebut — le plus souvent sur de nombreux sites et reliée à la finance. L’EAM vient de l’industrie plutôt que du bâtiment ; dans un bâtiment unique, la frontière entre les deux importe rarement.

Qu’est-ce que l’IWMS ?

L’Integrated Workplace Management System est le plus large des trois. Le cabinet d’analystes Gartner a défini la catégorie en 2004, quand les éditeurs regroupaient des outils séparés en suites. Elle nomme cinq choses qu’une même plateforme doit faire : administration de l’immobilier et des baux, gestion des projets d’investissement, gestion des espaces et des installations (y compris qui est où), maintenance et exploitation, et reporting énergie et développement durable, sur une seule base de données plutôt que cinq produits vendus ensemble. Tous les produits qui portent l’étiquette ne couvrent pas les cinq.

La question à laquelle un IWMS répond est : que nous coûte le portefeuille entier, et qu’en faire ensuite ? Il vise les organisations qui ont beaucoup de sites, beaucoup de baux, et une direction financière qui veut un seul chiffre. Un IWMS est en général le plus cher des trois à l’achat, et sa mise en œuvre est un projet à part entière.

Couvrir large n’est pas creuser profond. Un IWMS couvre la maintenance, mais une GMAO ou un EAM dédié va généralement plus loin : pièces de rechange, fiabilité, surveillance d’état.

CAFM vs CMMS : là où ils se recoupent

C’est la paire qui sème la confusion, et les deux se recoupent à dessein. La plupart de ceux qui exploitent un bâtiment, ou une poignée de sites, ont besoin des deux moitiés : savoir ce qu’ils ont, et le maintenir en marche. C’est la même fiche, lue dans les deux sens.

Vous avez donc rarement besoin de deux systèmes. La plupart des produits CAFM incluent la gestion de maintenance d’une GMAO, et la plupart des GMAO enregistrent où se trouve une machine. La vraie question est de savoir autour de laquelle des deux moitiés le produit a été construit.

Lequel vous faut-il ?

Partez de la question, pas de l’acronyme.

• Des pannes, du retard accumulé et aucun historique de maintenance : une GMAO, ou un CAFM doté d’un vrai module de maintenance.
• Ne pas savoir comment vos espaces sont utilisés, ni qui y est assis : un CAFM.
• Des baux, une planification des investissements et des coûts sur de nombreux sites : un IWMS.

La comparaison complète, ligne par ligne :

Un meilleur test que n’importe quel acronyme : demandez à un éditeur de vous montrer un équipement, dans la pièce où il se trouve réellement, avec son historique de maintenance et ses documents rattachés. Que le produit s’appelle CAFM ou GMAO compte bien moins que l’existence de cette fiche.

Où se situe Wiretwin ?

Nous développons Wiretwin, il est donc honnête de dire où il se situe dans son propre tableau. Selon ces définitions, c’est un CAFM avec la gestion de maintenance d’une GMAO : les équipements, les espaces qui les entourent et le travail qui maintient les deux en marche, dans une seule fiche. Ce n’est pas un IWMS — pas d’administration des baux, pas de gestion de projets d’investissement, pas de comptabilité de portefeuille.

Wiretwin existe en deux éditions, et la différence, c’est la maquette. Wiretwin Lite, c’est toute la plateforme — chaque module, IA comprise — en listes, tableaux et graphiques ; aucune maquette 3D n’est requise, et il n’en faut aucune pour commencer. Wiretwin Pro ancre le même dossier dans une maquette vivante du bâtiment, de sorte que les équipements, les ordres de travail et les relevés des capteurs vivent sur le bâtiment lui-même plutôt que dans des tableaux à côté.